Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven elektronisch factureren. De verplichting geldt nu al voor facturen die worden verstuurd naar overheidsinstanties, maar zal vanaf dan ook gelden voor facturen tussen ondernemingen.

De stap naar digitale facturatie kadert in de ambitie van de federale regering om de Belgische btw-kloof te verkleinen. Die kloof wordt berekend als het verschil tussen verwachte btw-ontvangsten en de werkelijk geïnde bedragen. Het initiatief komt van federaal minister van Financiën Vincent Van Peteghem.

Wanneer we spreken over elektronisch factureren (ofe-invoicing), gaat het niet over facturen die je via e-mail in pdf aan jouw klanten stuurt. Ook al hebben die hun nut bewezen, ze bieden niet alle voordelen van e-facturen. Een e-factuur is een elektronisch bestand opgesteld in een gestructureerd formaat dat per computer wordt aangeleverd en automatisch wordt verwerkt. Het belangrijkste is dat dit type bestanden automatisch door de meeste boekhoudpakketten herkend en verwerkt worden met minimale manuele inbreng.

“Om met elektronische facturatie te kunnen starten hebje in de eerste plaats een goede facturatietool nodig om een factuur in het juiste formaat te kunnen aanmaken.”

 Elektronisch factureren heeft vele voordelen. Facturen maken en versturen gaat razendsnel. De elektronische facturen worden ook sneller betaald. Bovendien is e-invoicing tot 75% goedkoper dan factureren op papier. En menselijke fouten zijn uitgesloten. Door het onmiddellijk in boeken van alle inkomende en uitgaande facturen, zijn jouw boekhoudkundige cijfers ook actueel. Jouw boekhouding wordt dus nog meer een bruikbaar instrument om de financiële gezondheid van de onderneming te meten.

Om met elektronische facturatie te kunnen starten heb je in de eerste plaats een goede facturatietool nodig om een factuur in het juiste formaat te kunnen aanmaken. Je hebt ook toegang nodig tot het PEPPOL-netwerk. Dit is de internationale standaard voor het verzenden,ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Het versturen en ontvangen zelf doe je via een zogenaamd access point. Dit geeft je toegang tot het beveiligde netwerk om facturen te versturen en te ontvangen. Vergelijk zo’n“Access Point” met je telefoonmaatschappij die je toegang geeft tot het mobielnetwerk. Tot slot heb je ook een documentverwerkingstool nodig om alle facturen in te lezen én te verwerken in de boekhouding.

Bereid je tijdig voor om op 1 januari 2026 klaar te zijn. Controleer of jouw boekhoudsoftware of boekhoudkantoor al voldoet aan de vereiste normen. Voor kmo’s die nog niet over de juiste software beschikken zijn er al tools op de markt om inkomende en uitgaande facturen te verwerken. Vanuit TLV zal er ook nog een infosessie georganiseerd worden rond dit thema.

TLV magazine sprak met Gerd Nees van Be-Mobile
‍

Be-Mobile wil mobiliteitsproblemen oplossen via slimme technologie en het delen van data. Ze zijn het brein achter de apps 4411, Touring Mobilis, Flitsmeister en recent ook Truckmeister. In dit interview met Gerd Nees, Offering Manager Logistics & Tolling, ontdek je hoe dit allemaal in zijn werk gaat, wat de voordelen voor jou kunnen zijn en wat er nog in de pijplijn zit voor de transport- en logistieke sector.

Interview: Frederic Keymeulen, Céline Heirwegh
‍

TLV: Wat is Be-Mobile?

Gerd Nees: Be-Mobile was initieel vooral gekend voor het brengen van verkeersinfo tot in het voertuig, maar nu zijn we zoveel meer. Op B2B niveau bieden we diensten aan op het vlak van logistiek en tolling, op B2C niveau ontwikkelden we community apps zoals 4411 en Flitsmeister en daarnaast bieden we ook diensten aan aan de overheid. We hebben verkeersmanagement- en connected vehicle-platformen ontwikkeld, alsook de apps die bestuurders kunnen downloaden op hun smartphone.
‍

TLV: Hoe werkt realtime verkeersinfo concreet?

G.N.: We verzamelen de posities van bewegende voertuigen en sturen dit naar een centraal platform. Dat platform kent de exacte positie van het voertuig op elk tijdstip. Zo kan je de gemiddelde snelheid berekenen. Als je deze informatie van bijvoorbeeld 30 miljoen voertuigen hebt, krijg je een perfect beeld van het verkeer in een straat, op de autosnelweg of van een land in realtime.
‍

TLV: Wat doet Be-Mobile binnen de transport- en logistieke sector?

G.N.: We zijn gestart met tolling, het opsporen en opvolgen van trucks boven de 3,5 ton voor Viapass bij de lancering van de kilometerheffing in België in 2016. Wij volgen dus de vrachtwagens en berekenen hoeveel meter ze gereden hebben op betalende wegen, waarna we een berekening maken van de verschuldigde tol en deze doorsturen naar onze klant. Daarbovenop kunnen we ook gegevens aan transporteurs bezorgen met betrekking tot waar hun vrachtwagens hebben gereden, aan welke snelheid, enzoverder. Dat is dan onze logistieke afdeling waarbij we fleet managemant aanbieden aan truckeigenaars.
‍

TLV: U zegt dat jullie de trucks volgen. Wij horen vaak bezorgdheden over privacy. Is het zo dat jullie te allen tijde kunnen zien waar de chauffeurs zich bevinden? En als jullie de snelheid kunnen berekenen, kan daar dan op beboet worden?

G.N.: We hebben die informatie wel, maar dat is onze taak niet. Bovendien volgen we de privacyregels héél streng. Klanten moeten zich hierover echt geen zorgen maken. Wij volgen trouwens de vrachtwagen, niet de chauffeur. We weten dus niet wie de chauffeur is of wat die doet.

Voor onze verkeersinformatie krijgen we die data anoniem toegestuurd van onze leveranciers of via track en trace-systemen van bijvoorbeeld Transics, Trimble en Astrata en van verschillende navigatie-apps. Wij anonimiseren de data zelf ook nog verder. Ons doel is enkel het verkrijgen van de posities van de vrachtwagens om ze om te zetten naar nuttige data voor de vlootbeheerder.

De data van de OBU wordt enkel gebruikt voor tolling en ons fleet management platform.Be-Mobile beschikt ook over zijn eigen cloud waarin alle data zit. We beheren het dus zelf, wat ons volledige controle geeft over de beschikbaarheid en veiligheid van onze data.
‍

TLV: De conclusie van het CITRUS-project uitgevoerd met Colruyt in 2020 was dat big data, digitalisering en technologie kunnen helpen om het vrachtvervoer te optimaliseren en de veiligheid, doorstroming en uitstoot te verbeteren. Wat was precies de doelstelling van dit project?

G.N.: Het doel was om de veiligheid van de vrachtwagen en de chauffeur te verhogen. We ontwikkelden hiervoor een navigatieapp die rekening houdt met verkeersinfo. De chauffeur werd bijvoorbeeld op voorhand op de hoogte gebracht van een file, zodat hij op tijd kon afremmen. Het design zit zo in elkaar dat wanneer er een melding is, er een uitroepingsteken op het scherm verschijnt en er een mondelinge waarschuwing komt. De chauffeur moet dus niet bezig zijn met zijn smartphone.

Daarnaast konden de vrachtwagens ook prioriteit aanvragen bij drie geautomatiseerde verkeerslichten op de ring van Halle dicht bij de Colruyt-vestiging. Wanneer er een colonne vrachtwagens ging uitrijden of binnenkomen, werden de lichten op groen gezet. Dit had een zeer positief effect op zowel de uitstoot als de marges. We weten namelijk dat telkens een vrachtwagen bij een rood licht moet stoppen en terug moet starten er een nettoverlies van 1,8 euro is.
‍

TLV: Eén van de grote projecten waarmee de Vlaamse overheid bezig is, is Mobilidata. Wat gaat dit juist inhouden?

G.N.: Mobilidata gaat nog veel verder dan geautomatiseerde verkeerslichten en filewaarschuwingen. Het gaat eigenlijk om het communiceren tussen voertuigen onderling en het communiceren van voertuigen naar infrastructuur en omgekeerd. Dit moet zorgen voor een vlottere doorstroming, verhoogde verkeersveiligheid en minder uitstoot. In totaal worden er 31 cases uitgerold, die ook voor logistiek veel voordelen opleveren.

Natuurlijk is dit ook een zware investering voor de overheid. De verkeerslichten moeten bijvoorbeeld intelligent worden gemaakt. Langs de andere kant kan het andere kosten vermijden, verhoogt het de veiligheid en draait de economie beter, want logistiek is het centrum van de economie.
‍

TLV: Het blijft nog steeds een uitdaging om alle partijen samen te krijgen voor het delen van data en hen te overtuigen van de voordelen. Hoe gaan jullie daarmee om?

G.N.: We begrijpen die terughoudendheid en ik denk dat het vooral aan ons is om aan het publiek helder uit te leggen welke data we gebruiken en voor wat. We moeten afstappen van de technische uitleg en meer overbrengen welke voordelen eraan verbonden zijn. En die voordelen zijn er voor alle spelers in de logistieke keten. De producent kan nagaan wanneer zijn product toekomt bij de klant. De klant weet om welk uur de vrachtwagen zal toekomen. Het transportbedrijf kan in de gaten houden waar er vertragingen zijn, enzoverder. Door al deze data te delen, kan het hele logistieke proces efficiënter verlopen en kunnen planningen meteen bijgestuurd worden. Ik ben er zeker van dat iedereen hier uiteindelijk mee gaat instappen.

Vaak is er de indruk dat enkel grotere spelers baat hebben bij digitalisering en datadelen. Ook kmo’s kunnen hun efficiëntie hiermee optimaliseren. Het kost wat moeite om erin te stappen, maar de voordelen zijn veel groter.
‍

TLV: Zullen jullie platformen ook geïntegreerd kunnen worden met reeds bestaande systemen zoals bijvoorbeeld applicaties waarmee grote verladers al werken?

G.N.: Absoluut. Recent lanceerden we onze nieuwe app ‘Truckmeister’, een gratis navigatieapp voor vrachtwagenchauffeurs. Maar je kan via de app als transporteur ook communiceren met je chauffeur en de chauffeur kan communiceren met de klant. Door de verkeersinformatie die erin zit, kan je ook de ETA (geschatte tijd van aankomst) delen met je klant, zodat die zijn planning kan aanpassen wanneer de truck vroeger of later aankomt. Zo krijg je een dynamisch spel tussen de logistiek en het magazijn of de fabriek.

Er gaan steeds andere toepassingen bijkomen. Wij denken nu na over een ‘Tollmeister’ app, die uiteindelijk de OBU zou kunnen vervangen, en een ‘smart driver pass’ die chauffeurs kan identificeren wanneer dat nodig is zoals bij luchtvracht of het vervoer van zeer dure goederen. Ook met de e-cmr zijn we bezig. De logistiek is een heel complexe sector. Het strikt toepassen van slotboekingssystemen bijvoorbeeld is nadelig voor de transporteurs en chauffeurs want de arrival time kan wijzigen door de verkeerssituatie. Dit moet dus flexibeler worden en daar zien wij inderdaad nog interessante mogelijkheden met onze tools.
‍

TLV: Er zijn ongetwijfeld verschillende aspecten die de verkeersveiligheid zullen bevorderen. Kan je het gebruik of de toepassingen ook verplichten?

G.N.: Het afdwingbaar maken komt eraan. We gaan alsmaar meer richting zelfrijdende voertuigen en dan heb je een overkoepelend systeem nodig die zegt hoeveel je per uur mag rijden en dit moet beschikbaar zijn in verschillende talen zodat ook buitenlandse vervoerders mee zijn. De uiteindelijke doelstelling is om de apps in het navigatiesysteem van de truck zelf te krijgen, maar dit duurt jaren om te testen. We zijn dan ook druk bezig met gesprekken voeren met vrachtwagenconstructeurs.
‍

TLV: Onze overheid denkt na over het omleiden van vrachtverkeer naar specifieke routes. Vervoerders zien vaak het bos door de bomen niet meer door alle lokale beperkingen. Welke rol kunnen jullie spelen bij deze uitdagingen?

G.N.: Het is inderdaad een uitdaging door de verschillende maatregelen op alle bestuursniveaus. Daarom is het net zo belangrijk dat er één gemeenschappelijk platform is waarin alle data wordt ingestopt zodat navigatiesystemen hiermee rekening kunnen houden. Truckmeister is stappen aan het zetten in die richting. Alle overheidsniveaus krijgen de mogelijkheid om hun data daarin te steken. Zo kunnen alle navigatieapps putten uit de informatie die beschikbaar is. Zij kunnen aangeven waar bruggen afgesloten zijn, waar er wegenwerken zijn, enzoverder. Het is een proces van lange adem, maar er wordt aan gewerkt.
‍

TLV: Kunnen bestuurders ook zelf feedback doorgeven?

G.N.: Uiteraard, want de community-informatie is een heel belangrijk onderdeel. Een chauffeur kan zelf ingeven of er ergens een weg is afgesloten, maar we stellen ook gerichte vragen zoals ‘staat dit object nog op de weg’. Om de veiligheid niet in het gedrang te brengen, zorgen we ervoor dat de chauffeur een beperkte handeling moet uitvoeren.

We hebben dit trouwens ook gedaan bij een project waarin we de bezettingsgraad van parkings aan de E17 hebben gemeten. De bedoeling hier is om realtime info op signalisatieborden of apps te krijgen zodat het duidelijk is hoeveel parkeerplaatsen er nog vrij zijn. Aan de chauffeurs vroegen we achteraf dan bijvoorbeeld ‘waren er faciliteiten aanwezig op de parking?’.
‍

Als afsluiter, hoe zou je een vervoerder overtuigen om mee te stappen in dit verhaal van het delen van data?

G.N.: Je moet je eigenlijk een ecosysteem voorstellen, waarbinnen alle partijen data moeten ingeven en waar die informatie dan terug verdeeld wordt onder al die partijen. Je geeft informatie en je krijgt informatie terug. Je helpt jezelf en elkaar. Zonder dit kan het ecosysteem niet overleven. Opdat de informatie zo correct mogelijk is en we steeds verder kunnen gaan in het optimaliseren van mobiliteit en logistiek, is het belangrijk dat zoveel mogelijk mensen meedoen. Concreet kan datadelen voor jou als transporteur een positief effect hebben op je huidige krappe marges en de efficiëntie in je bedrijf verhogen.