Verplichte elektronische facturatie vanaf 2026

July 3, 2024
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven elektronisch factureren. De verplichting geldt nu al voor facturen die worden verstuurd naar overheidsinstanties, maar zal vanaf dan ook gelden voor facturen tussen ondernemingen.

De stap naar digitale facturatie kadert in de ambitie van de federale regering om de Belgische btw-kloof te verkleinen. Die kloof wordt berekend als het verschil tussen verwachte btw-ontvangsten en de werkelijk geïnde bedragen. Het initiatief komt van federaal minister van Financiën Vincent Van Peteghem.

Wanneer we spreken over elektronisch factureren (ofe-invoicing), gaat het niet over facturen die je via e-mail in pdf aan jouw klanten stuurt. Ook al hebben die hun nut bewezen, ze bieden niet alle voordelen van e-facturen. Een e-factuur is een elektronisch bestand opgesteld in een gestructureerd formaat dat per computer wordt aangeleverd en automatisch wordt verwerkt. Het belangrijkste is dat dit type bestanden automatisch door de meeste boekhoudpakketten herkend en verwerkt worden met minimale manuele inbreng.

“Om met elektronische facturatie te kunnen starten hebje in de eerste plaats een goede facturatietool nodig om een factuur in het juiste formaat te kunnen aanmaken.”

 Elektronisch factureren heeft vele voordelen. Facturen maken en versturen gaat razendsnel. De elektronische facturen worden ook sneller betaald. Bovendien is e-invoicing tot 75% goedkoper dan factureren op papier. En menselijke fouten zijn uitgesloten. Door het onmiddellijk in boeken van alle inkomende en uitgaande facturen, zijn jouw boekhoudkundige cijfers ook actueel. Jouw boekhouding wordt dus nog meer een bruikbaar instrument om de financiële gezondheid van de onderneming te meten.

Om met elektronische facturatie te kunnen starten heb je in de eerste plaats een goede facturatietool nodig om een factuur in het juiste formaat te kunnen aanmaken. Je hebt ook toegang nodig tot het PEPPOL-netwerk. Dit is de internationale standaard voor het verzenden,ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Het versturen en ontvangen zelf doe je via een zogenaamd access point. Dit geeft je toegang tot het beveiligde netwerk om facturen te versturen en te ontvangen. Vergelijk zo’n“Access Point” met je telefoonmaatschappij die je toegang geeft tot het mobielnetwerk. Tot slot heb je ook een documentverwerkingstool nodig om alle facturen in te lezen én te verwerken in de boekhouding.

Bereid je tijdig voor om op 1 januari 2026 klaar te zijn. Controleer of jouw boekhoudsoftware of boekhoudkantoor al voldoet aan de vereiste normen. Voor kmo’s die nog niet over de juiste software beschikken zijn er al tools op de markt om inkomende en uitgaande facturen te verwerken. Vanuit TLV zal er ook nog een infosessie georganiseerd worden rond dit thema.

Ook interessant

Digitalisering

Cybersecurity

Digitalisering
Onderneming in de kijker
Interviews

"Datadelen is een ecosysteem, waarbinnen je informatie geeft en terugkrijgt"

Wie is TLV?

Heb je nog vragen over de sector of onze diensten en producten? Bel ons, stuur een mailtje of maak een afspraak via de kalender. We helpen je graag verder!