Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven elektronisch factureren. De verplichting geldt nu al voor facturen die worden verstuurd naar overheidsinstanties, maar zal vanaf dan ook gelden voor facturen tussen ondernemingen.

De stap naar digitale facturatie kadert in de ambitie van de federale regering om de Belgische btw-kloof te verkleinen. Die kloof wordt berekend als het verschil tussen verwachte btw-ontvangsten en de werkelijk geïnde bedragen. Het initiatief komt van federaal minister van Financiën Vincent Van Peteghem.

Wanneer we spreken over elektronisch factureren (ofe-invoicing), gaat het niet over facturen die je via e-mail in pdf aan jouw klanten stuurt. Ook al hebben die hun nut bewezen, ze bieden niet alle voordelen van e-facturen. Een e-factuur is een elektronisch bestand opgesteld in een gestructureerd formaat dat per computer wordt aangeleverd en automatisch wordt verwerkt. Het belangrijkste is dat dit type bestanden automatisch door de meeste boekhoudpakketten herkend en verwerkt worden met minimale manuele inbreng.

“Om met elektronische facturatie te kunnen starten hebje in de eerste plaats een goede facturatietool nodig om een factuur in het juiste formaat te kunnen aanmaken.”

 Elektronisch factureren heeft vele voordelen. Facturen maken en versturen gaat razendsnel. De elektronische facturen worden ook sneller betaald. Bovendien is e-invoicing tot 75% goedkoper dan factureren op papier. En menselijke fouten zijn uitgesloten. Door het onmiddellijk in boeken van alle inkomende en uitgaande facturen, zijn jouw boekhoudkundige cijfers ook actueel. Jouw boekhouding wordt dus nog meer een bruikbaar instrument om de financiële gezondheid van de onderneming te meten.

Om met elektronische facturatie te kunnen starten heb je in de eerste plaats een goede facturatietool nodig om een factuur in het juiste formaat te kunnen aanmaken. Je hebt ook toegang nodig tot het PEPPOL-netwerk. Dit is de internationale standaard voor het verzenden,ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Het versturen en ontvangen zelf doe je via een zogenaamd access point. Dit geeft je toegang tot het beveiligde netwerk om facturen te versturen en te ontvangen. Vergelijk zo’n“Access Point” met je telefoonmaatschappij die je toegang geeft tot het mobielnetwerk. Tot slot heb je ook een documentverwerkingstool nodig om alle facturen in te lezen én te verwerken in de boekhouding.

Bereid je tijdig voor om op 1 januari 2026 klaar te zijn. Controleer of jouw boekhoudsoftware of boekhoudkantoor al voldoet aan de vereiste normen. Voor kmo’s die nog niet over de juiste software beschikken zijn er al tools op de markt om inkomende en uitgaande facturen te verwerken. Vanuit TLV zal er ook nog een infosessie georganiseerd worden rond dit thema.

Domicilie in België en rijbewijs in buitenland behaald?

In de transportsector zijn vele nationaliteiten tewerkgesteld, al dan niet gedomicilieerd in België. Heel wat van deze buitenlandse chauffeurs, met nationaliteit van een andere EU lidstaat, beschikken dan ook over een buitenlands EU–rijbewijs.

Op zich is dat ook geen probleem: een in de EU uitgegeven Europees rijbewijs behoudt zijn geldigheid in iedere Europese lidstaat. Vb. een Frans, Pools, Roemeens, Nederlands rijbewijs… Een chauffeur die in een andere EU-lidstaat is gedomicilieerd en daar zijn rijbewijs C/CE haalt, kan daarmee perfect op Belgische wegen rijden, ook al is de chauffeur werkzaam voor een Belgische werkgever.  
‍

“Steeds meer PV’s voor rijbewijstoerisme"

‍
‍Domicilie in België

Ook wanneer een chauffeur vanuit een andere EU lidstaat naar België verhuist, dan blijft zijn buitenlands (Europees) rijbewijs geldig. Het rijbewijs moet niet verplicht omgewisseld worden. Het moet wel geregistreerd worden in de gemeente waar de chauffeur zich heeft gevestigd. Deze registratie zorgt ervoor dat het rijbewijs nadien bij een verlenging gemakkelijker kan omgezet worden naar een in België uitgegeven Europees rijbewijs.  

Zodra een persoon zich in België domicilieert, moet de Belgische wetgeving gevolgd worden voor de verlenging van het rijbewijs. Dit betekent dat de medische schifting in België moet vernieuwd worden, de code 95 in België moet verlengd worden (als de werknemer woont en werkt in België) en dat eventueel bijkomende categorieën in België moeten behaald worden (vb. van rijbewijs C naar CE).  

In de praktijk gebeurt het regelmatig dat een buitenlandse onderdaan in België gedomicilieerd is, maar toch terug gaat naar zijn thuisland/land van origine om zijn rijbewijs te vernieuwen, vooral bij Oost–Europese onderdanen. Mogelijks omdat de verlenging daar vlotter loopt, er geen taalbarrière is …  

Maar: een rijbewijs in het buitenland behalen/hernieuwen terwijl de chauffeur in België is gedomicilieerd, is in strijd met de Belgische wetgeving.
Dit wordt beschouwd als rijbewijstoerisme en is strafbaar.  

Opgelet voor ongewenste boetes

De voorbije maanden stelt TLV vast dat er meer en meer PV’s worden opgemaakt voor rijbewijstoerisme, wanneer bij een wegcontrole wordt vastgesteld dat het rijbewijs in het buitenland werd afgeleverd op een tijdstip waarop de chauffeur in België was gedomicilieerd.  

Dus: heb je buitenlandse chauffeurs met een domicilieadres in België? Wijs hen er op dat zij hun rijbewijs enkel geldig in België kunnen verlengen!

‍

Op 19 juni 2024 ondertekende TLV de “kaderovereenkomst zero-emissie stadslogistiek”.

Deze tekst legt afspraken vast tussen de Vlaamse overheid, lokale overheden en private sectoren om op termijn te komen tot een emissievrije belevering van de Vlaamse steden. Het document moet de basis vormen voor een uniforme en heldere regelgeving.

Precies om deze uniformiteit te kunnen waarborgen is TLV mee ingestapt in deze kaderovereenkomst. Door mee aan tafel te zitten met alle betrokken partijen, hebben we kunnen druk leggen op dit dossier. Zo hebben we een verplichte invoering van een zogenaamde zero-emissiezone voor stadslogistiek (ZES) kunnen tegenhouden. Steden zullen vanaf 2027 een ZES kunnen invoeren, maar worden niet verplicht. Of ze dit ook effectief zullen doen, bepalen ze volledig zelf… TLV verwacht dat slechts een klein aantal steden die keuze zal maken.

TLV kon ook de timing van de invoering van een ZES opschuiven in de tijd. Vlaanderen had eerst 2025 vooropgesteld. In de overeenkomst is dat opgeschoven naar ten vroegste 2027 voor nieuwe bestelwagens (N1) en 2029 voor nieuwe zware vrachtwagens (N2 en N3). Met je bestaande moderne Euro 6 vloot kan je in elk geval op aandringen van TLV nog meerdere jaren een ZES binnen, voor alle zware vrachtwagen tot 2035.

TLV drong ook aan op het belang van randvoorwaarden. In de overeenkomst staat hoe belangrijk voldoende laadinfrastructuur zal zijn en dat controle, ook op buitenlanders, cruciaal is. En we benadrukten het cruciaal aspect van subsidie voor de aanschaf van emissievrije voertuigen, zo lang zero-emissie meer kost dan de dieseltruck. Er komen ook vrijstellingen en individuele toelating om (tijdelijk) met een euro 6- of euro 7-voertuig in de stad binnen te komen.

In ons volgende TLV magazine gaan we dieper in detail in op de inhoud van deze kaderovereenkomst.  

‍

Stilaan gaat het stof van de verkiezingen van afgelopen zondag liggen en kunnen we met een heldere blik opnieuw vooruit kijken.

Al het gekrakeel In de pers en de Wetstraat kan niet verbergen dat de sector transport en logistiek nood heeft aan een daadkrachtig beleid. Vanuit TLV stuurden we de prioriteiten van de sector al lang voor de verkiezingen naar alle politieke partijen. We rekenen er op dat de coalities nu snel gevormd worden en dat men ten behoeve van de sector vlot een positief #beleid uitvoert.

Wat is nu concreet onze visie?

‍
1. De werkgevers worden nog steeds geconfronteerd met recordhoge loonkosten die, dringend en specifiek op de niet productieve uren, aangepakt moeten worden.

2. TLV verwacht ook een duidelijk signaal over het behoud van de professionele diesel van de nieuwe federale regering. Op regionaal vlak is het duidelijk dat de congestie aanpakken enkel succes kan hebben als er ook een kilometerheffing voor alle voertuigen ingevoerd wordt.

3. De moeilijke weg van omschakeling naar zero emissie voertuigen moet voor de Vlaamse transporteurs verlopen via voldoende subsidies, voldoende laadinfrastructuur en zal pas slagen als deze aandrijvingen in totaal competitief zijn met de traditionele diesel.

4.Ook de wildgroei van tonnageverboden moet aangepakt worden, zodat efficiënte belevering In de steden mogelijk blijft. We pleiten zo ook voor een centrale databank met de informatie rond bestaande verboden.

‍

Meer dan genoeg werk aan de winkel voor de dames en heren politici dus!

‍

“Preventie van belang voor iedereen!”

In een tijd waarin verkeersveiligheid steeds belangrijker wordt, weet Trans Europe Express (TEE) zich te onderscheiden. Het bedrijf heeft onlangs de prestigieuze Truck Safety Award 2024 gewonnen, een welverdiende erkenning voor hun inzet op het gebied van veiligheid en preventie. TLV sprak met Tom Tack , eigenaar van TEE sinds 2007, en Vincent De Schryver, verantwoordelijk voor het wagenpark, de workshop en interne opleidingen van chauffeurs, over hun strategieën en inspanningen rond en sensibilisering. Ze delen hun visie op preventie, de betrokkenheid van klanten bij ladingzekering, en hun toekomstplannen.

Interview: Jan Soenen, Shannon Van den Borre

TLV magazine: Proficiat Tom en Vincent met deze overwinning. Trans Europe Express focust heel sterk op preventie en veiligheid bij iedereen in het bedrijf. Hoe gaan jullie te werk om iedereen mee te krijgen in dit verhaal?

Tom Tack: Ladingzekering en veiligheid zijn een verantwoordelijkheid van iedereen. We hebben daarom al een aantal opleidingen georganiseerd voor onze klanten. We laten meestal werknemers en operationele ploegen van de klant op de werkvloer komen om toch ook de basis van ladingzekering mee te geven.

De opleidingen zijn altijd al een succes geweest met een veertigtal deelnemers per keer. We proberen deze opleidingen elke twee tot drie jaar te organiseren.

Daarnaast proberen we ad-hoc in geval van schade- of ongevallen in gesprek te gaan met de klant om te kijken waar beide partijen zich kunnen verbeteren naar meer veiligheid toe.

Vincent De Schryver: We leggen zeer sterk de nadruk op veiligheid en ladingzekering. We benadrukken het belang van kennis over het vervoeren van specifieke producten en deze kennis ook met ons te delen. We merken dat klanten nog te weinig kennis hebben over wetgeving en veilige manieren voor het vervoeren van hun goederen.

De klanten doen inzien dat ze er alle belang bij hebben dat hun goederen op een correcte manier worden vervoerd is best uitdagend. Indien er tijdens het transport schade ontstaat zal het uiteindelijk altijd uitdraaien op een gedeelde verantwoordelijkheid

TT: Voor vaste klanten, gaan we af en toe ook langs om persoonlijk in gesprek te gaan met de klant en ladingzekering te testen. We maken dan samen een gepersonaliseerd plan van aanpak om hun goederen optimaal en veilig te kunnen vervoeren.

VDS: We voelen op vandaag zeker nog ee bepaalde wrijving en vijandigheid rond dit thema. Zeker als er iets fout loopt tijdens het transport. Er start dan een discussie rond wie zou moeten opdraaien voor de schade. Hier probeert TEE sterk te werken rond preventie door instructies en duidelijke richtlijnen te vragen voor het vervoeren van de goederen. Vaak, zelfs na incidenten, ontbreekt deze informatie. Dit komt puur omdat er vanuit de opdrachtgevers geen beschikbare informatie of instructies zijn over hoe de lading correct vervoerd en gezekerd zou moeten worden.

We proberen tot onze klanten door te dringen, zeker na schadegevallen, dat dit geen correcte manier is van vervoeren.

“Ladingzekering en veiligheid zijn een verantwoordelijkheid van iedereen.”

‍TT: Het is natuurlijk ook geen evidentie om al die kennis in huis te hebben. Niet voor ons als kmo en al zeker niet voor de kleinere opdrachtgevers waar we mee samenwerken.

VDS: Wanneer we tot klanten kunnen doordringen dat een foute manier van verpakken, laden en vervoeren hun veel meer geld kan kosten (door retour, schade, slechte verpakking,...) bij fouten, dan hebben we ze meer mee in het preventie-en sensibiliseringsverhaal.

TLV: TEE zet ook sterk in op ladingzekering via een speciaal ingerichte trailer. Kan je ons hier meer over vertellen?

TT: We hebben een ‘dedicated trailer’ om te tonen hoe verschillende types goederen correct geladen en vervoerd moeten worden. Onze chauffeurs reageren hier zeer positief op. We geloven sterk in ‘best practices’ en we merken dat dit ook goed werkt intern.

VDS: De trailer staat permanent op onze site in Erpe-Mere en wordt regelmatig gebruikt als praktisch voorbeeld van hoe bepaalde goederen vervoerd moeten worden. Alle mogelijke technieken van ladingzekering zijn verwerkt in de trailer.

“Onmiddellijk na de aankondiging van onze overwinning, deelden we dit met het volledige team.”

‍TLV: Het rijgedrag van de chauffeurs wordt ook grondig opgevolgd. Wat zijn hier de krijtlijnen van?

VDS: Door middel van onze Transics-boordcomputers kunnen we eenvoudig eco-rapporten ophalen. Maandelijks wordt de rapportage weergegeven op onze schermen bij het onthaal. Stationair draaien en brandstofverbruik zijn de belangrijkste parameters. Dat eerste is voornamelijk om onze chauffeurs te doen inzien dat deze kost niet noodzakelijk is en vermeden kan worden.

Intern is er al een kleine, gezonde competitie onder de best scorende chauffeurs om nog beter te scoren. Door dit te monitoren en in gesprek te gaan met de chauffeurs, scoren momenteel een kwart van onze chauffeurs onder ons opgelegd maximum van 11% voor stationnair draaien.  

De resultaten bespreken we individueel met de chauffeurs. Verbruik en schadegevallen worden nooit publiekelijk gedeeld met naam maar we vermelden wel de nummerplaat van het betrokken voertuig. Zo krijgen onze chauffeurs subtiel maar zeker een ‘hint’ naar hun scores.

We zijn ook gestart met het opleiden van een mentor-chauffeur. Deze persoon begeleidt (nieuwe) chauffeurs om te bekijken waar we als onderneming kunnen bijsturen. Daarnaast hebben we ook een eco-traject met een vast parcours van 35 kilometer en telkens een identieke lading opgezet om het rijgedrag van (nieuwe) chauffeurs na te gaan. Dit zorgt bij veel van onze chauffeurs ook voor de nodige bewustwording.  

We merken een sterke nood aan deze mentor. We hadden nog maar recent een oefening rond aan- en afkoppelen en alle deelnemers maakten dezelfde fouten. Er wordt veel energie gestoken in preventie van mogelijke risico’s, de bewustwording van historisch gegroeide “foute” routines en deze dan om te zetten in nieuwe en veilige gewoontes.

TT: We merken dat het inderdaad moeilijk is om onze chauffeurs hun gewoonten te doorbreken en hen bewust te maken dat bepaalde manieren van werken eigenlijk niet de juiste of meest veilige zijn.

TLV: Hebben jullie het gevoel dat chauffeurs open staan voor verbeteringen?

VDS: Ik loop regelmatig rond om supervisie te houden over het laad- en los proces van onze chauffeurs. We gaan dan ook in gesprek met hen om samen te bekijken of ze de beste optie gebruiken voor het laden en lossen en zekeren  van goederen. Ik merk dat ze hier ook oprecht aandacht voor hebben. We krijgen helaas ook niet altijd iedereen mee.

We moeten dan soms ook moeilijke beslissingen nemen om onze kwaliteit en veiligheid te kunnen waarborgen.

TT: We proberen voor TEE een bepaalde cultuur te creëren waar aandacht en ruimte is voor verbetering en veiligheid. We bergijpen dat dit ook tijd vraagt en fouten maken is ook menselijk. Maar als organisatie weten we wel goed waar onze chauffeurs wat extra aandacht nodig hebben en op welke zaken we nog meer moeten inzetten.

TLV: Hoe gaan jullie deze award ‘verzilveren’ in de communicatie met de klanten?

TT: ik denk dat onze klanten in de eerste plaats wel goed weten dat we hier sterk mee bezig zijn. We gaan uiteraard onze prijs delen met de buitenwereld maar consistent verder doen zoals we bezig zijn is ons hoofddoel.

We zijn er van overtuigd dat klanten bereid zijn iets meer te betalen voor extra inspanningen rond veiligheid, duurzaamheid en innovatieve oplossingen.

“We merken dat klanten te weinig kennis hebben over wetgeving en veilige manieren voor het vervoeren van hun goederen.”

Toekomstplannen

TT: We hebben ambitieuze toekomstplannen om binnen de twee à drie jaar ons hoofdkwartier te verhuizen naar Kruishoutem. We willen daar een bijkomende site bouwen waar we ons zullen focussen op crossdock, opslag, service, en garage. De site in Erpe-Mere zal dan puur voor warehousing worden gebruikt.

Eerste elektrische vrachtwagens

TT: Onze nieuwe site in Kruisem zal in het teken staan van duurzaamheid en energie-efficiënte. Het inpassen van elektrische vrachtwagens in ons huidig businessmodel vereist een holistische aanpak, waarbij we rekening moeten houden met technologie, infrastructuur, organisatie en de mensen.

Naast elektrische vrachtwagens zal het herdenken van onze logistiek processen en nauwe samenwerking met onze stakeholders onze duurzaamheidsstrategie bepalen.  

De eerste elektrische vrachtwagens zijn ondertussen besteld.  

Over Trans Europe Express
Trans Europe Express of TEE is een middelgrote Belgische transportonderneming gespecialiseerd in groupage en logistiek, gericht op transport naar Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk. Ze focussen zich op dierenvoeding en andere ambiante voeding, frisdranken/water en sportvoeding. TEE groeide in de afgelopen zeventien jaar uit tot een bedrijf met twintig bedienden waarvan de helft zich rechtstreeks focust op transport (planning, orders, ...). Met zeventig chauffeurs vertegenwoordigt deze onderneming een sterke positie in de sector.

‍

NIS2 ook voor de transport-kmo?

Vanaf oktober 2024 moeten bedrijven in tal van sectoren strikte beveiligingsprincipes naleven en maatregelen rond risicobeheer invoeren. Dit vloeit voort uit de Europese NIS2-richtlijn. De impact hiervan wordt groot, want ook bedrijven die samenwerken met bedrijven die onder de NIS2-richtlijn vallen, zullen gelijkaardige maatregelen moeten nemen.

De Europese NIS2-richtlijn wordt vanaf oktober 2024 nationale wetgeving in België en verplicht meer ondernemingen om zich beter te beveiligen tegen cyberaanvallen. In essentie beoogt deze NIS2-richtlijn dezelfde drie doelen als haar voorganger (NIS1). De grootste vernieuwing is er voor bedrijven. NIS2 breidt het aantal entiteiten en sectoren in de scope enorm uit. Er zijn meer specificaties van maatregelen, uitgebreidere regels rond incidentmelding, hogere en meer specifieke sanctieregels en een sterke responsabilisering van het topmanagement van elk bedrijf, zodat cybersecurity top of mind kan worden.

Kort gezegd komt het er op neer dat een bedrijf onder de toepassing van NIS2 valt als het actief is in één van de (sub)sectoren en types diensten die opgelijst worden in de richtlijn én van een bepaalde grootte is. Het wegvervoer is nu ook opgenomen als zogenaamde essentiële sector. Daarbij gaat het echter vooral om beheerders van infrastructuur, zoals luchthavens, spoorwegen, wegen en havens. Wat vervoerders zelf betreft, vallen luchtvaartmaatschappijen, spoorwegmaatschappijen en scheepseigenaren als ‘essentieel bedrijf’ onder de NIS2.

Wegvervoerders horen in verreweg de meeste gevallen niet tot ‘Essentiele’ of ‘Belangrijke’ bedrijven uit de NIS2. Toch zal de richtlijn een brede impact hebben. Ook ondernemingen die niet onder NIS2 vallen, zullen gevolgen ervaren. Specifieke bedrijven in onze sector kunnen er toch onder vallen, namelijk in het transport van olie, post- en koeriersdiensten, afvalstoffenbeheer, distributie van levensmiddelen en distributie van chemicaliën.

Op specifieke uitzonderingen na zijn kleine en micro-ondernemingen met minder dan 50 werknemers en een jaaromzet of jaarlijks balanstotaal van minder dan 10 miljoen euro uitgesloten van het toepassingsgebied van de richtlijn. Toch valt het niet uit te sluiten dat wie in de toekomst wil samenwerken met een organisatie die onder de NIS2-richtlijn valt, toch een beveiliging zal moeten hebben die aan bijna dezelfde voorwaarden voldoet. TLV is hierover nog in gesprek met onder meer het Centrum voor Cybersecurity België om de precieze afbakening van de toepassing en de voorwaarden duidelijk te stellen. Maar NIS2 zal stilaan de norm worden voor meer en meer Vlaamse ondernemingen.

‍